Polityka RODO

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA
DANYCH 
OSOBOWYCH w

FOREST CONSULTING CENTER SP. Z O.O.

Spis treści:

I. Informacje ogólne
II. Definicje
III. Dokumenty powiązane
IV. Cel i zakres Polityki
V. Obowiązki i odpowiedzialność
VI. Zarządzanie ochroną danych osobowych
VII. Szkolenia użytkowników
VIII. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
IX. Ewidencja osób upoważnionych
X. Udostępnianie danych osobowych
XI. Dokonanie obowiązku informacyjnego
XII. Przetwarzanie danych osobowych. Wymagania bezpieczeństwa
XIII. Sprawdzenie stanu systemu ochrony danych osobowych
XIV.Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych
XV. Zgodność
XVI.Postanowienia końcowe
XVII.Załącznik nr 1 “Oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

I. Informacje ogólne

1. Głównym celem wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa jest zapewnienie zgodności działania Forest Consulting Center Sp. z o.o. jako Administratora Danych Osobowych z przepisami prawa regulującymi kwestię administrowania i przetwarzania danych osobowych. Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa opisuje w szczególności zasady i procedury przetwarzania danych osobowych i ich zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.
2. Dokument Polityki Bezpieczeństwa został opracowany w oparciu o wytyczne zawarte
w następujących aktach prawnych: Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922) ; Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE [rozporządzenie ogólne o ochronie danych]; Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (U. 2004 nr 100 poz. 1024),
3. Obszarem przetwarzania danych osobowych przez Forest Consulting Center Sp. z o.o. jest każdorazowy adres siedziby Firmy.
4. Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez stosowanie zabezpieczeń w postaci środków organizacyjnych, środków ochrony fizycznej oraz środków technicznych systemu informatycznego w ramach procedur zawartych w instrukcji zarządzania systemem informatycznym.
5. Utrzymanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych w Forest Consulting Center Sp. z o.o. rozumiane jest jako zapewnienie ich poufności, integralności, rozliczalności oraz dostępności na odpowiednim poziomie. Miarą bezpieczeństwa jest wielkość ryzyka związanego z ochroną danych osobowych.
6. Zastosowane zabezpieczenia mają służyć osiągnięciu powyższych celów:
1) Poufność danych – zapewnienie, że informacja nie jest udostępniana lub ujawniana
nieautoryzowanym osobom, podmiotom lub procesom,
2) Integralność danych – zapewnienie, że dane nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany,
3) Dostępność danych – zapewnienie osiągalności danych i możliwości ich wykorzystania na żądanie, w założonym czasie, przez autoryzowany podmiot,
4) Rozliczalność danych – zapewnienie, że działania podmiotu mogą być przy pisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi,
5) Autentyczność danych – zapewnienie, że tożsamość podmiotu lub zasobu jest taka, jak deklarowana,
6) Integralność systemu – rozumianą jako nienaruszalność systemu, niemożność
jakiejkolwiek manipulacji, zarówno zamierzonej, jak i przypadkowej;
7) Zarządzanie ryzykiem – rozumiane jako proces identyfikowania, kontrolowania
i minimalizowania lub eliminowania ryzyka dotyczącego bezpieczeństwa, które może
dotyczyć systemów informacyjnych służących do przetwarzania danych osobowych.
7. Administrator Danych Osobowych gromadzi przetwarza dane osobowe w następujących
celach:
1) Wykonywanie obowiązków pracodawcy w zakresie zatrudnienia pracowników
(dokumentacja i przebieg zatrudnienia oraz płace pracowników);
2) Realizacja zadań statutowych w stosunku do pracowników firmy oraz innych
osób korzystających ze świadczeń oferowanych przez firmę w
szczególności Beneficjentów środków unijnych.

II. Definicje
1. Przez użyte w Polityce Bezpieczeństwa określenia należy rozumieć:
1) Polityka Bezpieczeństwa – rozumie się przez to Politykę Bezpieczeństwa Ochrony
Danych Osobowych w Forest Consulting Center Sp. z o.o.;
2) Administrator Danych Osobowych – Administratorem Danych Osobowych w
rozumieniu niniejszej Polityki Bezpieczeństwa jest Forest Consulting Center Sp. z o.o.
3) Administrator Bezpieczeństwa Informacji – osoba, która dba o należyte
zabezpieczenie danych osobowych oraz o kompleksowe zapewnianie u danego
administratora danych przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
Administratora Bezpieczeństwa Informacji powołuje Administrator Danych
Osobowych;
4) Biuro – Biuro Forest Consulting Center Sp. z o.o., Firma – Forest Consulting Center Sp. z o.o.;
5) Ustawa – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U.
z 2016 r. poz. 922);
6) Rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i
systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r.
Nr 100, poz. 1024) z późniejszymi zmianami;
7) RODO – Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE [rozporządzenie ogólne o ochronie danych]
8) Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do
zidentyfikowania osoby fizycznej;
9) Zbiór danych osobowych – rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw
danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów,
niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie;
10) Baza danych osobowych – zbiór uporządkowanych powiązanych ze sobą tematycznie
zapisanych np. w pamięci wewnętrznej komputera. Baza danych jest złożona z
elementów o określonej strukturze – rekordów lub obiektów, w których są zapisywane
dane osobowe;
11) Usuwanie danych – rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich
modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dotyczą.
12) Przetwarzanie danych – rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na
danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie,
zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w
systemach informatycznych;
13) System informatyczny – rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą
urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych
zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych;
14) Bezpieczeństwo systemu informatycznego – wdrożenie stosownych środków
administracyjnych, technicznych i fizycznych w celu zabezpieczenia zasobów
technicznych oraz ochrony przed nieuprawnionym przetwarzaniem danych;
15) Administrator Systemu Informatycznego – osoba odpowiedzialna za sprawność,
konserwację oraz wdrażanie technicznych zabezpieczeń systemu informatycznego
do przetwarzania danych osobowych (może to być administrator sieci lokalnej,
systemu operacyjnego, bazy danych itp.).
16) Użytkownik – rozumie się przez to osobę wyznaczoną i upoważnioną przez
Administratora danych do przetwarzania danych osobowych, przeszkoloną w zakresie
ochrony tych danych.
17) Stacja robocza – stacjonarny lub przenośny komputer wchodzący w skład systemu
informatycznego umożliwiający użytkownikom systemu dostęp do danych osobowych
znajdujących się w systemie.

III. Dokumenty powiązane
Dokumentem powiązanym z Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych
w Forest Consulting Center Sp. z o.o. jest, zgodnie z wymogami § 3 ust. 1
Rozporządzenia, Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do
przetwarzania danych osobowych w Forest Consulting Center Sp. z o.o.

IV. Cel i zakres Polityki
1. Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na Administratora Danych obowiązek
stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających
ochronę przetwarzanych danych osobowych oraz zabezpieczenie ich między innymi
przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem
ustawy, a także zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Celem niniejszej Polityki
Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych jest opracowanie optymalnych i
zgodnych z wymogami prawa zasad przetwarzania danych, których zbieranie i
przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji zadań statutowych Forest Consulting Center Sp. z o.o. oraz dla bieżącej działalności Firmy.
2. W Forest Consulting Center Sp. z o.o. przetwarzane są przede wszystkim dane pracowników Firmy oraz osób współpracujących z Firmę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Firma, w związku z realizacją zadań statutowych, przetwarza także dane
osobowe beneficjentów i wnioskodawców, a także dane uczestników szkoleń
organizowanych przez Firmę.
3. Dane osobowe we wskazanych powyżej zbiorach danych są przetwarzane i składowane
zarówno w postaci dokumentacji tradycyjnej jak i elektronicznej.
4. Politykę Bezpieczeństwa stosuje się przede wszystkim do:
1) Wszystkich informacji dotyczących danych pracowników Forest Consulting Center Sp. z o.o. oraz osób współpracujących ze Firmą na
podstawie umów cywilnoprawnych, w tym danych osobowych i treści zawieranych
umów.
2) Wszystkich danych kandydatów do pracy zbieranych na etapie rekrutacji.
3) Wszystkich informacji dotyczących danych wnioskodawców i beneficjentów
korzystających ze wsparcia w ramach funduszy unijnych.
4) Informacji dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, w tym w szczególności
nazw kont i haseł w systemach przetwarzania danych osobowych.
5) Rejestru osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych.
6) Innych dokumentów zawierających dane osobowe.
5. Zakres ochrony danych osobowych określony w Polityce Bezpieczeństwa ma
zastosowanie do systemów informatycznych Forest Consulting Center Sp. z o.o., w których są przetwarzane dane osobowe, a w szczególności do:
1) Wszystkich istniejących, wdrażanych obecnie lub w przyszłości systemów
informatycznych oraz papierowych, w których przetwarzane są dane osobowe
podlegające ochronie.
2) Wszystkich lokalizacji – pomieszczeń, w których są lub będą przetwarzane informacje
podlegające ochronie.
3) Wszystkich osób świadczących pracę bądź usługi cywilnoprawne na rzecz
Administratora Danych Osobowych, które uzyskały upoważnienie do przetwarzania
danych osobowych.
6. Do stosowania zasad określonych w Polityce Bezpieczeństwa zobowiązani są wszyscy
Użytkownicy danych, w tym w szczególności pracownicy Biura Firmy,
zleceniobiorcy, stażyści oraz wszelkie inne osoby mające dostęp do informacji
podlegających ochronie, w tym zwłaszcza klienci Forest Consulting Center Sp. z o.o.

V. Obowiązki i odpowiedzialność
1. Do najważniejszych obowiązków Administratora Danych realizowanych przez
Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy:
1) Organizacja bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami
ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów regulujących zasady
bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych;
2) Zapewnienie przetwarzania danych zgodnie z uregulowaniami Polityki
Bezpieczeństwa;
3) Wydawanie i anulowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
4) Przeprowadzanie szkoleń użytkowników przed dopuszczeniem do pracy z systemem
informatycznym przetwarzającym dane osobowe;
5) Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
6) Prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku naruszenia ochrony danych
osobowych;
7) Nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych;
8) Kontrola działań pracowników pod względem zgodności przetwarzania danych z
przepisami o ochronie danych osobowych;
9) Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w zakresie doskonalenia ochrony danych
osobowych;
10) Bieżący monitoring i zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego oraz
baz danych;
10) Optymalizację wydajności systemu informatycznego, baz danych, instalacje i
konfiguracje sprzętu sieciowego i serwerowego;
11) Instalacje i konfiguracje oprogramowania systemowego, sieciowego,
oprogramowania bazodanowego;
12) Konfigurację i administrowanie oprogramowaniem systemowym, sieciowym oraz
bazodanowym zabezpieczającym dane chronione przed nieupoważnionym
dostępem;
13) Współpracę z dostawcami usług oraz sprzętu sieciowego i serwerowego oraz
zapewnienie zapisów dotyczących ochrony danych osobowych;
14) Zarządzanie kopiami awaryjnymi konfiguracji oprogramowania systemowego,
sieciowego;
15) Przeciwdziałanie próbom naruszenia bezpieczeństwa informacji;
16) Zmiana lub usprawnienia procedur bezpieczeństwa i standardów zabezpieczeń;
17) Zarządzanie licencjami oraz procedurami ich dotyczącymi;
18) Prowadzenie profilaktyki antywirusowej.
2. Do najważniejszych obowiązków osób upoważnionych do przetwarzania danych
osobowych należy:
1) Znajomość, zrozumienie i stosowanie w możliwie największym zakresie wszelkich
dostępnych środków ochrony danych osobowych oraz uniemożliwienie osobom
nieuprawnionym dostępu do swojej stacji roboczej;
2) Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
przyjętymi regulacjami;
3) Postępowania zgodnie z ustalonymi regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi
przetwarzania danych osobowych;
4) Zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których uzyskały dostęp oraz
informacji o sposobach ich zabezpieczenia;
5) Ochrony danych osobowych oraz środków przetwarzających dane osobowe przed
nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją, zniszczeniem lub
zniekształceniem;
6) Informowania Administratora Danych Osobowych o wszelkich podejrzeniach
naruszenia lub zauważonych naruszeniach oraz słabościach systemu
przetwarzającego dane osobowe;
7) Zapoznanie się z Polityką Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz
Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych.

VI. Zarządzanie ochroną danych osobowych
1. Za bieżącą, operacyjną ochronę danych osobowych odpowiada każda osoba
przetwarzająca te dane w zakresie zgodnym z upoważnieniem oraz rolą sprawowaną w
procesie przetwarzania danych.
2. Dostęp do danych osobowych powinien być przyznawany zgodnie z zasadą wiedzy
koniecznej.
3. Każda z osób mająca styczność z danymi osobowymi jest zobowiązana do ochrony
danych osobowych oraz przetwarzania ich w granicach udzielonego jej upoważnienia.
4. Należy zapewnić poufność, integralność i rozliczalność przetwarzanych danych
osobowych.
5. Należy stosować adekwatny do zmieniających się warunków i technologii poziom
bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
6. Dane osobowe powinny być chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją.
7. Dane osobowe należy przetwarzać wyłącznie za pomocą autoryzowanych urządzeń
służbowych.
8. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby
posiadające upoważnienie nadane na mocy art. 37 Ustawy. Upoważnienia wydawane są
indywidualnie przez Administratora Danych Osobowych.

VII. Szkolenia użytkowników
1. Każdy użytkownik przed dopuszczeniem do pracy z systemem informatycznym
przetwarzającym dane osobowe lub zbiorami danych osobowych w wersji papierowej
winien być poddany przeszkoleniu w zakresie ochrony danych osobowych w zbiorach
elektronicznych i papierowych.
2. Za przeprowadzenie szkolenia odpowiada Administrator Danych Osobowych.
3. Zakres szkolenia powinien obejmować zaznajomienie użytkownika z przepisami ustawy o
ochronie danych osobowych oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi oraz
Polityką Bezpieczeństwa danych i Instrukcją zarządzania systemem informatycznym
służącym do przetwarzania danych osobowych obowiązującymi u Administratora
Danych. Po zaznajomieniu się z powyższymi regulacjami, użytkownik, przed
dopuszczeniem do przetwarzania danych, powinien zobowiązać się do ich
przestrzegania przez podpisanie oświadczenia użytkownika, stanowiącego załącznik nr 3
do Polityki Bezpieczeństwa.

VIII. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
1. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby
posiadające upoważnienie nadane na mocy art. 37 Ustawy.
2. Upoważnienia są wydawane indywidualnie przed rozpoczęciem przetwarzania danych
osobowych przez Administratora Danych Osobowych.
3. W celu otrzymania przez Użytkownika upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych, należy dostarczyć do Administratora Danych podpisane oświadczenie
użytkownika.
4. Na podstawie otrzymanego oświadczenia Administrator Danych Osobowych upoważnia
Użytkownika do przetwarzania danych osobowych i wydaje upoważnienie do
przetwarzania danych osobowych sporządzane wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 i 5
do Polityki Bezpieczeństwa. Upoważnienia, o których mowa powyżej przechowywane są
w Biurze.
5. Upoważnienie może być w każdym czasie odwołane przez Administratora Danych
Osobowych. Oświadczenie o odwołaniu upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych powinno być sporządzone na piśmie. Upoważnienie do przetwarzania
danych osobowych wygasa z chwilą ustania przesłanki będącej podstawą wydania
upoważnienia, w tym w szczególności wygaśnięcia stosunku pracy lub umowy
cywilnoprawnej łączącej Użytkownika z Administratorem Danych Osobowych.

IX. Ewidencja osób upoważnionych
Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Forest Consulting Center Sp. z o.o. jest prowadzona przez Administratora Danych zgodnie ze wzorem formularza stanowiącym załącznik nr 2 do Polityki Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Firmie.

X. Udostępnianie danych osobowych
1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich
otrzymania na mocy przepisów prawa oraz osobom, których dotyczą.
2. Udostępnianie danych osobowych może nastąpić wyłącznie za zgodą Administratora
Danych Osobowych.
3. Informacje zawierające dane osobowe powinny być przekazywane uprawnionym
podmiotom lub osobom za potwierdzeniem odbioru listem poleconym za pokwitowaniem
odbioru lub innym bezpiecznym sposobem, określonym wymogiem prawnym lub umową.
4. Udostępniając dane osobowe, należy zaznaczyć, że można je wykorzystać wyłącznie
zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.

XI. Dokonanie obowiązku informacyjnego
1. W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, w wypadkach
przewidzianych Ustawą należy poinformować tę osobę o:
1) Pełnej nazwie Firmy i adresie siedziby;
2) Celu zbierania danych, a w szczególności o znanych w czasie udzielania informacji
lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
3) Prawie dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania;
4) Dobrowolności lub obowiązku podania danych – jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego
podstawie prawnej;

XII. Przetwarzanie danych osobowych. Wymagania bezpieczeństwa.

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w obszarze przetwarzania danych
osobowych, na które składają się pomieszczenia biurowe w siedzibie Forest Consulting Center Sp. z o.o., z wyjątkiem sytuacji udostępnienia danych
osobowych lub powierzenia przetwarzania danych osobowych. Szczegółowy wykaz
pomieszczeń tworzących obszar przetwarzania danych osobowych znajduje się w
załączniku nr 7 do Polityki Bezpieczeństwa.
2. Dane osobowe w Forest Consulting Center Sp. z o.o. przetwarzane są
przy zastosowaniu zabezpieczeń zapewniających ich ochronę w postaci środków
organizacyjnych, technicznych i środków ochrony fizycznej.
3. Dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych stosuje
się następujące środki:
A. Środki organizacyjne:
wdrożenie Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz
Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych w Firmie; ustalona, indywidualna procedura udzielania upoważnień przez
Administratora Danych poprzedzonego szkoleniem z zakresu przepisów i
zasad ochrony danych osobowych; prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych, procedura postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych; konieczność składania deklaracji poufności przez Użytkowników danych; procedury przechowywania zbiorów danych;
B. Środki techniczne:
Zbiory danych osobowych przetwarzane są wyłącznie na autoryzowanym sprzęcie służbowym;
Stacje robocze wyposażone są w indywidualną ochronę antywirusową;
Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są
dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z
wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła.
C. Środki ochrony fizycznej:
Pomieszczenia, w których znajdują się zbiory danych osobowych, są
zamykane na klucz, a dostęp do nich odbywa się wyłącznie w obecności
pracowników Biura Firmy;
Pomieszczenia, w którym przetwarzany jest zbiór danych osobowych
wyposażone są w system alarmowy przeciwwłamaniowy;
Drzwi zwykłe (niewzmacniane, nie przeciwpożarowe) do pomieszczeń, w
których przetwarzane są dane osobowe znajdują się wewnątrz budynku w
strefie ograniczonego dostępu;
Zbiór danych osobowych w formie papierowej przechowywany jest w
zamkniętej niemetalowej szafie;
Kopie zapasowe/archiwalne zbioru danych osobowych przechowywane są
w zamkniętej niemetalowej szafie;
Dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone
w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek.

XIII. Sprawdzenie stanu systemu ochrony danych osobowych
1. Administrator Bezpieczeństwa Informacji raz w roku sprawdza zgodność przetwarzania
danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych. W powyższym zakresie
Administrator Bezpieczeństwa Informacji przygotowuje sprawozdanie dla Administratora
Danych
2. Okresowy przegląd Polityki Bezpieczeństwa powinien mieć na celu stwierdzenie, czy
postanowienia Polityki odpowiadają aktualnej i planowanej działalności Stowarzyszenia
oraz stanowi prawnemu aktualnemu w momencie dokonywania przeglądu.

XIV. Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych
1. Każdy użytkownik w przypadku stwierdzenia zagrożenia lub naruszenia ochrony danych
osobowych, zobowiązany jest o tym poinformować Administratora Danych.
2. Do typowych zagrożeń bezpieczeństwa danych osobowych należą:
1) Niewłaściwe zabezpieczenie fizyczne pomieszczeń, urządzeń i dokumentów;
2) Niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu, oprogramowania przed wyciekiem, kradzieżą i
utratą danych osobowych;
3) Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych przez pracowników.
3. Do typowych incydentów bezpieczeństwa danych osobowych należą:
1) Zdarzenia losowe zewnętrzne (pożar obiektu/pomieszczenia, zalanie wodą, utrata
zasilania, utrata łączności);
2) Zdarzenia losowe wewnętrzne (awarie serwera, komputerów, twardych dysków,
oprogramowania, pomyłki informatyków, użytkowników, utrata/ zagubienie danych);
3) Umyślne incydenty (włamanie do systemu informatycznego lub pomieszczeń, kradzież
danych/sprzętu, wyciek informacji, ujawnienie danych osobom nieupoważnionym,
świadome zniszczenie dokumentów/danych, działanie wirusów i innego szkodliwego
oprogramowania).
4. W przypadku stwierdzenia wystąpienia zagrożenia, Administrator Danych prowadzi
postępowanie wyjaśniające w toku którego:
1) Ustala zakres i przyczyny zagrożenia oraz jego ewentualne skutki;
2) Inicjuje ewentualne działania dyscyplinarne;
3) Rekomenduje działania prewencyjne (zapobiegawcze) zmierzające do eliminacji
podobnych zagrożeń w przyszłości;
4) Dokumentuje prowadzone postępowania.
5. W przypadku stwierdzenia incydentu (naruszenia), Administrator Danych prowadzi
postępowanie wyjaśniające, w toku którego:
1) Ustala czas wystąpienia naruszenia, jego zakres, przyczyny, skutki oraz wielkość
szkód, które zaistniały;
2) Zabezpiecza ewentualne dowody;
3) Ustala osoby odpowiedzialne za naruszenie;
4) Podejmuje działania naprawcze (usuwa skutki incydentu i ogranicza szkody);
5) Inicjuje działania dyscyplinarne;
6) Wyciąga wnioski i rekomenduje działania korygujące zmierzające do eliminacji
podobnych incydentów w przyszłości;
7) Dokumentuje prowadzone postępowania zgodnie ze wzorem Raportu z naruszenia
bezpieczeństwa danych osobowych

XV. Zgodność
Niniejsza Polityka powinna być aktualizowana wraz ze zmieniającymi się przepisami
prawnymi o ochronie danych osobowych oraz zmianami faktycznymi w ramach
Forest Consulting Center Sp. z o.o., które mogą powodować, że zasady
ochrony danych osobowych określone w obowiązujących dokumentach będą nieaktualne lub
nieadekwatne.

XVI. Postanowienia końcowe
1. Administrator Danych ma obowiązek zapoznać z treścią Polityki każdego użytkownika.
2. Wszystkie regulacje dotyczące systemów informatycznych, określone w Polityce dotyczą
również przetwarzania danych osobowych w bazach prowadzonych w jakiejkolwiek innej
formie.
3. Użytkownicy zobowiązani są do stosowania przy przetwarzaniu danych osobowych
postanowień zawartych w Polityce.
4. Wobec osoby, która w przypadku naruszenia zabezpieczeń systemu informatycznego lub
uzasadnionego domniemania takiego naruszenia nie podjęła działania określonego w
niniejszym dokumencie, a w szczególności nie powiadomiła odpowiedniej osoby zgodnie
z określonymi zasadami, a także, gdy nie zrealizowała stosownego działania
dokumentującego ten przypadek, można wszcząć postępowanie dyscyplinarne.
5. Kara dyscyplinarna orzeczona wobec osoby uchylającej się od powiadomienia nie
wyklucza odpowiedzialności karnej tej osoby, zgodnie z ustawą oraz możliwości
wniesienia wobec niej sprawy z powództwa cywilnego przez pracodawcę
o zrekompensowanie poniesionych strat.
6. W sprawach nieuregulowanych w Polityce mają zastosowanie przepisy ustawy oraz
rozporządzenia.


Załącznik nr 1 “Oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody
na przetwarzanie danych osobowych

W związku z przystąpieniem przeze mnie do Projektu pn. „DREWNO – SUROWIEC DOSKONAŁY: Podniesienie kompetencji zawodowych osób dorosłych w sektorze leśno-drzewnym województwa warmińsko-mazurskiego”, oświadczam, że przyjmuję do wiadomości, iż:

  1. Administratorem moich danych osobowych w odniesieniu do zbioru pn. „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020” jest Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przy ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, będący Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020.
  2. Administratorem moich danych osobowych w odniesieniu do zbioru pn. „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” jest Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego.
  3. Instytucja Zarządzająca powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@warmia.mazury.pl.
  4. Moje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Oznacza to, że moje dane osobowe są niezbędne do wypełnienia przez Instytucję Zarządzającą obowiązków prawnych ciążących na niej w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 (dalej: RPO WiM 2014-2020). Wspomniane obowiązki prawne ciążące na Instytucji Zarządzającej w związku z realizacją RPO WiM 2014-2020 określone zostały przepisami m.in. niżej wymienionych aktach prawnych:
  5. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia
    17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
  6. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia
    17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006,
  7. Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 ;
  8. Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.
  9. Moje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu wykonania przez Instytucję Zarządzającą określonych prawem obowiązków w związku z realizacją Projektu pn. „DREWNO – SUROWIEC DOSKONAŁY: Podniesienie kompetencji zawodowych osób dorosłych w sektorze leśno-drzewnym województwa warmińsko-mazurskiego”, w szczególności w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, zarządzania, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WiM 2014-2020.
  10. Moje dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania, Beneficjentowi realizującemu Projekt: Forest Consulting Center Sp. z o.o., Dąbrowskiego 75-56, 60-523 Poznań.
  11. Moje dane osobowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, są udostępniane uprawnionym podmiotom i instytucjom, w tym Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego.
  12. Moje dane osobowe mogą zostać powierzone lub udostępnione także specjalistycznym podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, kontrole i audyt w ramach RPO WiM 2014-2020, w szczególności na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Beneficjenta.
  13. Moje dane osobowe będą przechowywane do czasu akceptacji sprawozdania końcowego
    z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 przez Komisję Europejską.
  14. W każdym czasie przysługuje mi prawo dostępu do moich danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania. Natomiast prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu, przysługuje mi w przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 17-22 RODO.
  15. Jeżeli uznam, że przetwarzanie moich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mam prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  16. Podanie przeze mnie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania będzie równoznaczna z brakiem możliwości udziału w realizacji Projektu.
  17. Po zakończeniu udziału w projekcie przekażę Beneficjentowi dane dotyczące mojego statusu na rynku pracy oraz informacje na temat udziału w kształceniu lub szkoleniu oraz uzyskania kwalifikacji lub nabycia kompetencji, zgodnie z zakresem danych określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 (tzw. Wspólne wskaźniki rezultatu bezpośredniego).

Pełna dokumentacja dotycząca niniejszej polityki ochrony danych osobowych (zwanej RODO) jest dostępna w siedzibie Firmy Forest Consulting Center Sp. z o.o. mieszczącej się w Poznaniu przy ul. J.H. Dąbrowskiego 75/56, 60-523 Poznań. Każda osoba powiązana jakkolwiek z ww. Firmą zobowiązana jest do zapoznania się z zasadami niniejszej polityki.